Al Robot: Administradores de Tiempo

Por Edgar Tercero.

Administradores de Tiempo

Hoy me gustaría iniciar haciendo una pregunta ¿Qué es más relevante entregar un producto o cumplir con los tiempos? Hago esta pregunta porque recientemente un cliente me solicitaba una estadística de consumo en sus proyectos, porque sus administradores de proyectos no eran capaces de dárselo. A lo que yo me di a la tarea de investigar y saber si esto era obligación de sus administradores, y mi sorpresa fue tal que vale la pena discutir en este artículo.

Como practicante y miembro del PMI en el capítulo México, me gusta actualizarme en las nuevas guías de como administrar proyectos, nuevas generaciones, nuevas ideas para el trabajo, la gente se mueve por un propósito común, deben sentirse valiosos, un sentido de pertenencia. Por lo tanto, el método tradicional de trabajar con equipos y alcanzar los objetivos se ha modificado, hasta podría decir que se mejoraron.

Aún así, cuando me expresaron que su personal no era capaz de darle un pronóstico de cuántos recursos se necesitaban para los próximos años, revise guías las versiones anteriores del PMBOK y la más reciente (7ª edición). Y en ningún lado viene que el PMP o administrador de proyectos debe llevar a cabo esta tarea. Este es un trabajo para un analista, minero de datos o un científico de datos. Lo segundo que se debe tomar en cuenta es que se requiere información, derivado del volumen y el cálculo del error podrían tener una certeza del número de recursos que necesitarán en un futuro. Y esto siempre debe venir acompañado de un valor de error para conocer que tan cercanos se encuentran al valor estimado, entre mejor calidad del dato, así como el volumen de información se podrá tener una mejor estimación. El trabajo del administrador de proyectos será entender esos pronósticos, para poder atender las necesidades del proyecto, saber con qué recursos cuenta, cuándo puede iniciar nuevos y tener un mejor estimado de los proyectos.

Hay que saber cuál es el rol de cada uno para saber que actividades encomendarles. Además, que en la actualidad el medir los objetivos por tiempo se vuelve tan relativo, y el PMI durante años ha demostrado que todo proyecto tiene desviaciones, inclusive su administración de recursos y tiempo ha tenido un replanteamiento en las nuevas ediciones. Teniendo un enfoque más hacia el trabajo en equipo y considerar aspectos con habilidades blandas más que con un control riguroso de tiempos y que cada uno ejecute su parte, controlando el gasto basado en el tiempo invertido.

Hoy se piensa más en entregar valor y sobre todo existe una variable de interés para las personas: “Propósito”.

Entregar valor se refiere a dar algo útil para que el cliente pueda utilizar, no solo entregarles planes con tiempos estimados ¿Por qué no utilizar el tiempo muchos se preguntarán? Veamos un ejemplo para tenerlo un poco más claro:

“Imaginemos que tenemos dos corredores, uno profesional y otro amateur, les vamos a pedir que corran 10 km, al finalizar nos darán sus tiempos. El profesional llega primero y se tardó 40 minutos en recorrer el kilometraje marcado mientras que el amateur lo hizo en 1 hora 20 minutos”

¿Qué pasaría si el día de mañana tomamos el tiempo del corredor profesional para marcar el tiempo que se debe tardar en llegar a la meta cualquiera otro corredor? Probablemente nos topemos con la decepción de que se tardaron más tiempo en la ejecución, puede ser que el recurso asignado también era un corredor profesional, pero no contamos con las variables del clima, altitud, concentración del corredor, o simplemente que se haya lastimado durante la carrera. Pero a pesar de todos esos factores, el corredor llego a la meta. ¿Fue justo y aporto valor el tiempo?

¿Cuál era el objetivo? Si analizamos bien, el propósito de la carrera era recorrer los 10 km, posiblemente hubo kilómetros que se recorrieron más rápido, pero algunos factores durante la carrera modificaron el tiempo empleado para llegar al final, pero cada kilómetro se fue entregando conforme a lo solicitado, en el kilómetro 3 se detuvo a tomar agua para hidratarse lo que le permitió tener un segundo aire aumentando su desempeño. Es decir, en cada kilómetro entrego un avance, fue progresando, agregando kilómetros al objetivo que tenía enfrente.

¿Cuál sería un factor de medición relevante en esta situación? Si lo pensamos detenidamente, sería la meta de los 10 km, porque se entrego un avance constante, subiendo la expectativa y dando tranquilidad a cada kilómetro que se avanzó. En la vida real, para proyectos personales o de empresas el poder tener un avance que se pueda utilizar, es mucho más valioso que acelerar las cosas para que se entreguen documentos, pero no resultados tangibles.

Ya vimos que entregar resultados durante todo el proceso es más relevante que medir los tiempos. Ahora veamos el tema de propósito, y por qué se esta volviendo relevante en las empresas.

Tener un propósito significativo asegura que su empresa se trata de algo más que simplemente brindar ganancias a los accionistas. Significa que las personas pueden conectarse genuinamente con su organización porque creen en lo que usted lucha en el mundo.

De acuerdo con los Principios para Negocios con Propósito de la Academia Británica, un propósito corporativo “identifica cómo la empresa ayuda a las personas, organizaciones, sociedades y naciones a abordar los desafíos que enfrentan, mientras que al mismo tiempo evita o minimiza los problemas que las empresas pueden causar y los convierte en más resistente en el proceso”.

Dos preguntas necesarias para las empresas en la realidad actual:

• ¿Por qué existe su negocio?

• ¿Tiene un propósito significativo con el que la gente pueda conectarse?

Deloitte informó que las empresas que lideran con un propósito muestran mayores ganancias de participación de mercado, logran una mayor satisfacción de los clientes y empleados y crecen tres veces más rápido que sus competidores.

El estudio Strength of Purpose, que encuestó a 8000 empresas en 8 mercados, pidió a las personas que calificaran 75 marcas diferentes, en función de la fuerza de su propósito.

Los resultados del estudio mostraron que cuando las marcas tenían un propósito fuerte, los consumidores mostraban:

• Cuatro veces más probabilidades de confiar en la marca

• Cuatro veces más probabilidades de comprar artículos de la marca

• Cuatro veces y media más probabilidades de recomendar la marca a otras personas

Además, el 83% de las personas dijo que las empresas solo deberían obtener ganancias si también tienen un impacto positivo en el mundo. El propósito es particularmente importante para los consumidores más jóvenes (aquellos en Gen Z y millennials).

Entonces ¿Qué es mas importante administrar los tiempos o entregar valor con un propósito?

“A los humanos nos mueve más un propósito que el dinero en sí, este último solo lo hará por un tiempo determinado”