Comparte UdeC experiencia en gestión documental y archivos

*Impartirá un diplomado en el que participan responsables de la labor archivística de varias instituciones públicas del estado, así como de la propia casa de estudios.

El sábado por la mañana inició el Diplomado en Gestión Documental y Sistemas Institucionales de Archivos, en el cual participan responsables de la labor archivística de varias instituciones públicas del estado, así como de nuestra casa de estudios y que se llevará a cabo hasta el próximo 16 de diciembre, con un total de 120 horas y cuatro módulos temáticos.

Al inaugurar esta actividad, el rector de la Universidad de Colima, Christian Jorge Torres Ortiz Zermeño dio la bienvenida a las y los participantes y les agradeció la confianza depositada en esta casa de estudios para capacitarse en materia archivística; “en la UdeC tenemos ya algunos años trabajando en armar nuestro sistema de archivos y, con base en esos aprendizajes, reflexionamos sobre la posibilidad de ofrecer un diplomado a otros sujetos obligados en el estado, de acuerdo a las disposiciones federales y estatales en esta materia, para el diseño y operación de un sistema archivístico adecuado a las características de cada dependencia”.

Agregó que la institución ha tenido la oportunidad de conocer lo que están haciendo en esta materia otras universidades del país, adquiriendo con dicha retroalimentación mayor experiencia y conocimiento; “les podemos decir que, en la órbita de las universidades públicas de nuestro país, la Universidad de Colima es una de las que va más adelantada en el tema de organizar un sistema de archivos”.

A su vez, celebró el compromiso y voluntad de las instancias públicas que participan en esta capacitación, “pues actúan de manera consecuente con las nuevas disposiciones en el manejo de los sistemas de archivos. Hay que involucrar y hay que convencer a quienes toman decisiones en las instancias de las que ustedes vienen, porque no hay manera de constituir un sistema, por más pequeña que sea la dependencia de la que ustedes vengan, si no se involucra a todos y todas”.

Otro de los avances en la Universidad, indicó, es que actualmente se ha capacitado y se tiene designado a un trabajador por dependencia que se encarga de darle seguimiento a las responsabilidades, obligaciones y compromisos que asumió la institución con su Sistema Universitario de Archivos; “actualmente estamos trabajando en una etapa fundamental del sistema, que es la construcción de nuestro archivo de concentración. Es un reto porque sus características técnicas y su tamaño tiene ciertos requerimientos, pero es indispensable para consumar un sistema de archivos”.

En su turno, el secretario general de la institución y responsable del Área Coordinadora de Archivos Universitarios, Joel Nino Jr., señaló que en la Universidad se le ha dado un fuerte impulso a la creación de un sistema institucional de archivos desde el 2019. En este sentido, fue enfático con los participantes del diplomado sobre la importancia de sensibilizar a los titulares de sus instituciones respecto a la necesidad de trabajar en esta materia de forma integral, “ya que requiere de todo tipo de recursos: humanos, técnicos, logísticos, de infraestructura y capacitación”.

Detalló que el rector Christian Torres Ortiz ha sido sensible a la importancia de la creación de un sistema de archivos institucional, pues conoce de primera mano estas disposiciones desde su periodo como secretario general; “estamos seguros de que lo que vamos a estar viendo durante estos fines de semana va a contribuir a una mejor gestión documental dentro de sus unidades organizacionales y, sobre todo, se verá reflejado en un mejor servicio público, que finalmente es la intención de todos estos esfuerzos”.

En el evento estuvieron también la directora del Archivo Histórico de la UdeC, Sandra Omelina Araiza Benuto y el director General de Educación Continua, Jesús Omar Brizuela Padilla.

Cabe mencionar que participan en este diplomado personal perteneciente a los archivos municipales de Cuauhtémoc, Villa de Álvarez, Colima, Minatitlán y Comala, así como de la Unidad de Transparencia del H. Ayuntamiento de Villa de Álvarez, el Órgano Superior de Auditoría y Fiscalización Gubernamental (OSAFIG), del Supremo Tribunal de Justicia, la Universidad Tecnológica de Manzanillo (UTEM), la Administración del Sistema Portuario Nacional Manzanillo (ASIPONA), la Federación de Egresados de la Universidad de Colima (FEUC), el Sindicato Único de Trabajadores de la Universidad de Colima (SUTUC) y de la propia Universidad de Colima.